全球 “云办公” 模式下，如何更好地远程协作？

小菜爱摆烂

四月伊始，疫情影响下，全球都开启“云办公”和“宅”模式，特别是一些涉及海外业务的公司，远程协作办公成为常态，有的团队处理得井井有条，有的可能略显忙乱，高效的工具、合理的规范以及团队管理都会影响远程办公的生产力。
对于 Google 而言，不同时区，不同地点，纵横全球的办公模式早已是日常的工作状态。如何更好地实现远程协作，我们提供了一些实操性比较强的建议，希望能帮助你和你的团队提高效率。


关键词： CONNECTED  连接与沟通

• 保持“存在感”
  

在我们通过视频会议等虚拟方式一起云办公时，特别是在将麦克风静音或专注于使用笔记本电脑时，我们的参与感和存在感也会随之消失在云端。所以在视频会议时，我们可以：

• 不要一直关闭麦克风，尝试对其他同事的工作表示认可吧。哪怕是一个点头致意，和表示认可的“嗯”，或者”是的，这是个好主意”就可以体现出积极参与感。
  
• 拉近镜头，增加和与会人员的眼神交流，或是做出明显可见的回应，都能让他人在视频中清楚地注意到你的存在。
  

2. 准备好会议所需设备
确保会议所需软硬件设备能帮助你实现最佳的工作效率。

• 将会议议程和相关文档作为附件加到日历的会议邀请中，可以让与会者提前了解会议主题，并进行相应的准备。
  
• 持续晃动的摄像头和滋啦作响的麦克风，对其他同事来说可能是一种折磨。请确保你的摄像头或耳机可以正常工作，不要让一场视频会议变成一场 B-box 表演。
  

3. 为居家办公创造“仪式感”
发挥你的创造力，即使在家办公，也要创造高效工作的仪式感！

• 为远程会议找一个最适合说话的安静房间，将家里的某一角落调整为最适合办公的场所。
  

小贴士：“ 远程会议的前期沟通至关重要，每次开会前了解会议的主题，目标，或者需要做出的决策，会大大提升远程会议的效率。”

• 主动发声
  

当会议从线下被搬到了线上，每个真实的人只能以一个个小的对话框出现在屏幕中，这种方式难免会让管理者忽略某些相对安静的与会者的存在。为了让每个人都很好地参与到会议中，你可以为他们创造发言的空间。

• 在会议进入讨论环节时，主动 cue 最受“冷落”的参会者并询问他的建议。
  
• 如果发现有人尝试加入对话，可以暂停正在进行的讨论并邀请他发表意见。
  
• 营造活跃的会议氛围，给远程参会的同事们发一些加油打气的信息，或者分享一下项目相关的新闻报道，哪怕是只发一个表情包，都可以迅速热场，让所有人进入积极的讨论状态。
  

2. 协调时区
将身处不同时区的同事聚集在一场远程会议中实属不易，再加上每个人都有不同的工作安排，在时间安排上难免顾此失彼。为了选择最恰当的会议时间，你应该：

• 将其他同事所在的时区加入你的时间表。
  
• 将例会的时间按照不同时区轮流安排，恰到好处地减轻时差给每个人带来的负担。
  

3. 多交流
找机会了解与你远程办公的同事，忽视你们之间的物理距离，想像他就坐在你的邻桌，通过交流拉近彼此的距离。

• 在会议开始的时候，跟同事话话家常，问问同事周末都做了什么。
  
• 考虑建一个不被“静音“的群，这里不仅可以随时讨论工作相关问题，也可分享一些有趣的推文。
  
• 通过视频会议来一顿云聚餐。但要考虑到时区差异 - 你的午餐时间可能是别人的早餐或下午茶时间。
  

4. 尊重文化与地域差异
文化和地域差异会影响人们的偏好和认知，来自不同文化背景的人待人接物的方式大相径庭。当人们把注意力放在专业度的时候，文化差异就会在职场上被忽视。不要让文化冲击影响远程协作的效率。

• 在工作中要不断反思，远程协作的过程中是否有些行为会另来自不同文化背景的同事感到不适。
  
• 进一步了解不同的文化环境。例如，可以与外国同事分享一些本国发生的新闻轶事。
  

*小贴士：“不要让远程协作只停留在云端的交流，要用心将其转化为真正意义上的人际互动。”

• 树立团队规范和准则
  

规范和准则是团队协作的框架和基础，对于责任和义务清晰的界定可以促使团队高效合作，模棱两可的规则会大大降低工作效率。

• 鼓励员工建立规范化的沟通和决策方式。例如，如何在非工作时间回复邮件、如何跨时区进行信息分享等。
  
• 提前并以正式的方式告知员工是否要在非工作时间参加会议。
  

2. 与每一位成员保持联系
设法为团队的每一位成员营造归属感，让每个人感到被尊重和接纳。

• 将更多的精力花在与每位成员建立一对一的联系。通过一对一的简短会议了解每位成员对于工作的规划和安排。找机会让你的团队成员可以不定期进行线上团建。如果你只能在不同地区分别进行团建活动，那你最好能够每场都亲自参与。
  

3. 了解个体差异
了解团队每个人的不同背景，尊重每个人的个性，更有助于减少工作中的误解和冲突。

• 找机会与员工进行一对一的交流，倾听他们对于项目或是团队配合的想法，了解他们作为个体的需求。
  

*小贴士：“远程协作办公难度更高，可只要你愿意花心思去钻研去协调，它也会成为更加愉快的工作体验。”

无论作为个人，团队，还是领导者，“连接与沟通” 都是远程协作模式中实现高效工作的秘籍。在更多沟通的状态下，找到适合自己团队的执行方式吧，纵横全球，高效依旧！

壹米鼠

是的，每次工作时间我都会把桌面收拾的干干净净，把仪式感做好

伟戈

B-box表演笑死我，耳机好不好，声音近不近真的重要，有一次同事耳机摔了吓得我啊

乡村男孩

现在的远程协作感觉已经成常态了，而且是不可逆发展。

史前大神

确实一群人一起聊天的时候是需要一定存在感的，不然就像小组分工合作，总是沉默也不太好，不合群

愤怒的猪仔

分得那么细？？为什么我们公司后勤和行政是一个岗位，是我们公司太小了…

没有你的城市

大家都关麦，我自己在那自言自语我就会蜜汁尴尬咯

心极致

眼神交流会给出肯定信号，是要比语音更贴切，就怕我是穿着睡衣头还没洗、

不是我教你坏

必须要找个一个人的房间，保证没有打扰，我同学他可能是开着窗户还是咋样，全程狗叫，我真的没办法听他在说啥???

季光波

我头都秃了，还得配合海外客户的时间，深夜开启战斗模式